社内稟議書や企画書の書き方

営業部隊や現場の担当者レベルでは、顧客に対して会社や事業を紹介するための営業の武器や説得力を持たせるために、会社案内やパンフレットを作りたいと思っている方は多数いらっしゃいます。

でも経営トップはそれをよしとしていない・・・。

現場の方からそんなお話しやご相談をよくいただきます。

そこで今回はちょっと変わったコラムとして、社内で会社案内やパンフレット作成を社内でプレゼンするための「稟議書の書き方」をご紹介したいと思います。

稟議書に限らず企画書や提案書などにも通じる内容ですので、ぜひ参考にしてみてください。

稟議書や企画書に大事な3つのポイント

稟議書や企画書を作る上で、まず下記の3つの重要なポイントに注意しましょう。

• ポイントを絞って簡潔に記述すること

ダラダラとムダに説明が長くても読んでは貰えません。
簡潔に要点を絞って説明する事が大事です。



• なぜ会社案内やパンフレットが必要なのか？

これらを作成する事により、現状と違ってどのような変化が起こるのか。
具体的なお話は後述しますが、その変化の差異を見せる事が重要です。



• 予算と費用対効果を具体的に表す

社内で何かアクションを起こす上で稟議書や企画書が必要な理由は、上席や経営陣など「誰かの許可」が必要なためです。端的にいってしまえば、その許可が必要な理由は予算が掛かるからですね。
納得させるためのお金の出入りはしっかりと明確に説明するべきでしょう。

この3つのポイントに注意しながら要素を書き出して文書化していきましょう。

会社案内制作専門

COMPANY PROFILE PRODUCTION

会社案内・パンフレット制作専門のデザイン会社

4ページ100部が85,800円で制作可能

伝わりやすい稟議書や企画書にする5つの項目

そして社内で稟議や企画を通すにあたり、上記の大事な3つのポイントに注意をしながら稟議書や企画書に必要な5つを項目別に絞りました。

よくいわれる5W1H「Who（誰が）・What（何を）・When（いつ）・Where（どこで）・Why（なぜ）・How（どのように）」を意識しながら文章を纏めると伝わりやすい内容になるのではないかと思います。

タイトル

題名の例として「会社案内パンフレットの制作について」など、制作する目的が「会社案内パンフレットの制作」にならないよう注意してください。

■タイトル参考例

• 営業促進に伴う会社案内の制作について
• 売上向上に向けたパンフレット制作
• サービスの訴求を目的とするパンフレット制作

目的は営業促進や売上向上で、会社案内やパンフレットの制作はあくまで手段となるような考え方を持つ事が大事です。

稟議の内容

なぜ営業促進を行う上で会社案内やパンフレットが必要なのか？
営業を行う上での具体的な背景を記述しましょう。ライバル他社との比較を出してもよいかもしれません。

■例文

「会社案内パンフレットは企業のビジョン、製品やサービスの特徴、利点をわかりやすく伝え、顧客の興味を引き、信頼を構築します。また、情報を手に取ることで顧客が製品やサービスに興味を持ち、購買意欲が高まる効果があります。会社案内パンフレットは、企業のプロフィールや魅力を明確に伝え、顧客とのコミュニケーションを促進し、営業活動の効果を高める重要なツールとなります。」

制作することによる効果

実際に会社案内やパンフレットがある事により、外的と内的の要因としてどのような効果が得られるのかを分かりやすく簡潔に説明します。

• どのような効果が得られるのか？（外的要因）

■例文

「顧客は企業の信頼性や専門性を感じ、購買意欲が高まります。紙面での情報を手に取ることで、製品やサービスの特徴や利点を理解しやすくなり、顧客の興味を引きます。また、これらの資料は他の顧客や関係者と共有される可能性もあり、口コミや紹介を通じて新たな顧客獲得につながる可能性があります。」

• どのように営業の手法や営業フローが変わるのか（内的要因）

■例文

「営業担当者はこれらの資料を活用し、顧客に企業や製品の特徴をわかりやすく説明できます。顧客の興味や関心に合わせて資料を活用し、効果的なコミュニケーションが可能です。また、資料を提供することで、顧客との対話がより具体的になり、情報共有がスムーズに行われます。これにより、営業プロセスが効率化され、顧客のニーズにより適切に対応できるようになります。」

予算

まずは年間でどれくらいの頻度で会社案内やパンフレットが捌けていくのかを算出し、必要な部数を決めなければなりません（必要な部数の算出方法はコチラをご覧ください：会社案内の印刷部数の考え方）

そしてどれくらいの情報量やページ数が必要で、どのようなフォーマットで仕上げたいのかも必要です。
このあたりは専門的な知識も必要なので、制作会社に相談してもよいかもしれません（ぜひ弊社にお問い合わせ下さい。笑）。

制作に掛かるおおまかな見積りやおおよそのスケジュール感なども添付できると、より具体的でいいですね。

各種資料

競合他社が実際に使用している会社案内やパンフレットがサンプルとしてあると、より具体的で分かりやすいでしょう。
もし手に入らなければ、デザイン制作会社のホームページなどを調べてプリントアウトしたものなどでもよいかもしれません。

出来るだけ具体的イメージを喚起できるような資料が多くあったほうが、社内の上席の方々も検討をしやすくなるでしょう。

ちなみに、競合他社の会社案内や営業用のパンフレットの現物を多く手に入れたいのであれば、展示会やビジネスフェアに行けば、掃いて捨てるほどのサンプルが手に入るのでリサーチとしてもオススメです。

稟議書や企画書は目的と手段を見失わず

上記の稟議書の書き方は、会社案内やパンフレットの制作に特化した話ではなく、社内で企画を通す際や予算の申請をする際など、どんな事にも応用可能です。

基本はやはり「目的と手段」を見失わないこと。

上記で挙げる会社案内の制作はあくまで営業促進のための「手段」であって、制作すること自体が「目的（ゴール）」ではありません。

ダメな稟議書や企画書というのは、その目的と手段がブレているものがほとんどです。

上記を踏まえて社内で稟議を通し、ぜひ会社案内やパンフレットの制作に取り組んでみてください。

きっと営業活動やビジネスの幅が広がるはずです。