会社案内をリニューアルするタイミングとは？作り直すべき7つのサイン

会社案内のリニューアルについてご相談いただく際、「一般的には何年くらいで作り直すものですか？」と聞かれることがあります。

目安となる年数を決めること自体は悪くありませんが、私たちは年数だけを基準に考える必要はないと思っています。

会社案内パンフレットは企業によって使い方がだいぶ異なります。営業担当者が毎日のように顧客へ渡している会社もあれば、問い合わせや商談があった時だけ使用する会社もあります。展示会で大量に配布する会社もあれば、採用活動を中心に使用するケースもあります。

当然、会社の変化するスピードも企業によって違います。

新しい事業が増えたり、サービス内容が頻繁に変わる企業であれば、会社案内パンフレットもそれに合わせて更新する必要があります。
一方で、事業内容が大きく変わらない企業であれば、同じ会社案内を長く使用することもできますね。

そのため「3年経ったから作り直す」「5年使ったから古い」と単純に考えるのではなく、現在の会社案内を一度客観的に見直してみることが大切です。

まず最も分かりやすいリニューアルのタイミングが、会社案内に掲載している事業内容と現在の会社の実態が合わなくなっている場合です。

パンフレットを制作してから数年経てば、新しいサービスが始まったり、逆に取り扱わなくなったサービスが出てきたりすることも珍しくありません。

よくあるのが、新しく始めた事業ほど現在は会社として力を入れているのに、古い会社案内パンフレットにはほとんどそれが掲載されていないというケースです。

営業の現場では現在の事業について説明しているのに、渡したパンフレットの紙面には昔からあるサービスしか載っていない。
これでは営業担当者にとっても現場で使い辛いですよね。

掲載されている内容と実際の会社の事業にズレを感じるようになったら、会社案内パンフレットを見直す一つのタイミングと考えてよいでしょう。

事業内容ほど大きな変更ではなくても、会社案内には時間とともに古くなっていく情報があります。

例えば所在地、拠点、従業員数、売上高、設備、許認可、組織図、取引先などの所謂「会社概要」です。

ひとつひとつは小さな変更なので、その都度「まだ作り直さなくてもいいか」となりがちですが、小さな変更が積み重なると、いつの間にか現在の会社とは随分違う内容になっていることがあります。

この基本情報が古いままだと、受け取った側から見れば「このパンフレットはいつ作ったものなのだろう？」という印象にもなり、あまり良い印象を与えません。

訂正シールを貼ったり、営業担当者が口頭で補足したりする箇所が増えてきたら、そろそろ一度全体を見直した方がよいサインです。

デザインには流行がありますので、数年前に制作した時には非常に良く見えたものでも、時間が経つにつれて古さを感じることがあります。

ただし、ここで注意したいのは「流行のデザインへ変えればよい」という話ではありません。

会社案内はファッション誌ではありませんので、毎年最新のデザイントレンドへ合わせる必要はありません。むしろ企業のイメージに合ったデザインであれば、長く使えることの方が重要です。

一方で、写真に写っているオフィスが以前のものだったり、すでに退職した社員が大きく掲載されていたり、現在のWEBサイトやロゴとデザインの雰囲気が大きく違っていたりすると、どうしても古い印象を与えてしまいます。

自分たちは毎日見ているので意外と気付きにくいのですが、一度取引先や新しく入った社員など、第三者の目線で見てもらうのもよい判断の方法です。

私たちが会社案内のリニューアルを考えるうえで、非常に重要だと思っているのがこの点です。

営業用として制作したパンフレットのはずなのに、営業担当者が商談へ持って行かなくなった、あるいは持って行ってもほとんど開かずに終わっているのであれば、一度その理由を考えてみる必要があります。

内容が古いから使いづらいのかもしれません。
現在売りたいサービスが載っていないのかもしれません。
単純な会社紹介だけになっていて、営業の説明にうまく繋げられない可能性もあります。

会社案内パンフレットは、作ること自体が目的ではありません。

特に営業用のパンフレットであれば、お客様との商談やコミュニケーションを手助けするツールとして機能してこそ意味があります。

以前はよく使っていたはずなのに、最近は営業現場であまり使われていないのであれば、デザイン以前に現在の営業活動と掲載内容が合っているかを見直してみましょう。

【関連記事】営業を目的とした会社案内の作り方 - サービスを訴求するパンフレット制作

会社は時間とともに変化します。

創業当初には実績が少なかった企業でも、数年経てば取引実績が増え、技術やノウハウも蓄積されます。
新しい設備を導入したり、人材が増えたり、得意とする分野そのものが変わることもあります。

ところが会社案内は以前のままなので、本当は現在の方がずっと魅力のある会社になっているのに、その良さが紙面では伝わっていないことがあります。

これは非常にもったいない状態ですね。

会社案内を制作した当時にはなかった実績や強みが増えているのであれば、それは立派なリニューアルの理由になります。

単に古い情報を新しくするだけではなく、現在の会社だからこそ伝えられる価値を整理し直す。これも会社案内パンフレットを作り直す大きな意味のひとつです。

近年は会社案内パンフレットだけを見て企業を判断するケースは少なく、会社案内を受け取った後にWEBサイトを見るという流れも一般的です。

そのため、WEBサイトは数年前にリニューアルしているのに、パンフレットだけが昔のままという状態には注意が必要です。

WEBサイトでは新しいサービスや現在の企業イメージを打ち出しているのに、パンフレットを開くと全く違う会社に見えてしまう。これではせっかく整えた企業イメージに統一感がなくなってしまいます。

もちろんWEBサイトとパンフレットの紙面を全く同じ内容にする必要はありません。

むしろ紙媒体とWEBではそれぞれ役割が違いますので、掲載する情報量や見せ方は変えてよいと思います。

ただし、企業として伝えたいイメージや事業の方向性は、ブランディングとしてもある程度揃えておくべきです。

WEBサイトだけ先にリニューアルした企業様は、そのタイミングでパンフレットも一度見直してみることをおすすめします。

会社案内をリニューアルする絶好のタイミングとして、私たちがよくおすすめしているのが「増刷する時」です。

今ある会社案内の在庫が少なくなると、そのまま同じ内容で100部、500部、1,000部と増刷される企業様も多いと思います。

もちろん内容に全く問題がなければ、そのまま増刷で構いません。

ただ、せっかくもう一度印刷費をかけるのであれば、その前に一度中身を確認してみてください。

電話番号や従業員数を直す程度の小さな修正でもいいでしょう。新しいサービスを追加したり、写真だけ現在のものへ差し替える方法もあります。

元のデザインを活かせる場合であれば、毎回すべてをゼロから作り直す必要もありません。

弊社でも、既存デザインを活かしながら必要な部分だけ修正し、次の増刷へ繋げるケースは多々あります。

会社案内パンフレットは一度作ったら完成というものではなく、実際に営業や採用などで使いながら、少しずつ現在の会社に合わせて育てていくものだと私たちは考えています。

増刷する時こそ、「この内容のまま、もう一度印刷してよいのか？」を考えてみる良いタイミングです。

増刷とリニューアルの考え方については、会社案内パンフレットの増刷と新規作成の価格差でも詳しくご紹介しています。

「リニューアル」と聞くと、今の会社案内をすべて捨てて、企画からデザインまでゼロから作り直すイメージを持たれるかもしれません。

ですが実際には、そこまで大掛かりに考える必要がないケースも多くあります。

現在の構成やデザインが気に入っているのであれば、文章や写真だけを更新する方法もあります。表紙や一部のページだけデザインを見直すこともできます。

逆に、事業内容や会社としての方向性そのものが大きく変わっているのであれば、以前のレイアウトに無理やり新しい情報を入れるよりも、一から構成を考え直した方が結果として分かりやすい会社案内になることもあります。

このあたりは、修正した方が安いのか、新しく作り直した方がよいのかを一概には決められません。

今の会社案内のどこが使いやすく、どこに不満があるのか。それを整理したうえで、残す部分と変える部分を判断することが大切です。

会社案内パンフレットをリニューアルするとなると、どうしても最初に「今よりかっこいいデザインにしたい」「もっと今っぽくしたい」といった話になりがちです。

もちろんデザインを新しくすることも大切です。

ですが制作する側からすると、最初に確認したいのはそこではありません。

以前の会社案内を作った時と比べて、会社が何を売りたいのか、誰に会社案内を渡すのか、どのような場面で使うのかが変わっていないかをまず確認します。

例えば、以前は企業そのものを知ってもらうことが目的だった会社案内でも、現在は新規営業を強化しており、サービスの強みをもっと伝えたいということもあります。

あるいは営業用として作った会社案内を採用活動でも兼用しているものの、求職者が知りたい情報がほとんど掲載されていないというケースもあります。

目的が変われば、必要な情報もページ構成も変わります。

会社案内パンフレットのリニューアルは、単なる「デザインの着せ替え」ではありません。

せっかく作り直すのであれば、今の会社に必要な会社案内とは何なのかをもう一度考えるところから始めた方が、結果として長く使えるものになります。

古くなった会社案内を見ても、「まだ在庫があるから」「内容も大きくは変わっていないから」と、そのまま使われているケースは少なくありません。

もちろん、使えるものを無理に捨てて新しくする必要はありません。

ただ、会社案内パンフレットは単なる印刷物ではなく、これから取引をするかもしれないお客様へ自社を紹介するための大切な営業ツールです。

例えば1部あたり数百円（あるいは数十円）のパンフレットをもったいないと思って使い続けた結果、本来伝えられるはずだった会社の強みが伝わらなかったとすれば、営業上は大きな機会損失です。

だからといって「古くなったらすぐ作り直しましょう」と言いたいわけではありません。

今使っているパンフレットを改めて開いてみて、現在のお客様へそのまま自信を持って渡せるかどうか。

まずはそこから考えてみるだけでも十分だと思います。

もうひとつ、制作会社の立場からお伝えしておきたいのが、リニューアルを考えるタイミングです。

パンフレットの残りがほとんどなくなってから慌てて制作会社を探すよりも、「そろそろ次の増刷が必要かな」という段階で検討を始めることをおすすめします。

リニューアルする場合は、単純な増刷とは違い、掲載内容の整理や原稿の修正、デザイン制作、校正、印刷などの工程が必要になります。

時間に余裕があれば、今の会社案内の紙面を見ながら「ここは残したい」「ここは変えたい」と社内でも検討ができます。

反対に在庫がなくなってからでは、とにかく早く印刷しなければならず、結果として以前とほとんど同じ内容をそのまま増刷することになりがちです。

リニューアルするか、そのまま増刷するかまだ決まっていなくても構いません。

次回の印刷を意識し始めた段階で、一度現在の会社案内パンフレットを見直しておくとよいでしょう。

会社案内パンフレットをリニューアルするタイミングに、明確な年数の決まりはありません。

制作してから長い年月が経っていても十分に機能している会社案内もありますし、反対に制作から数年しか経っていなくても、会社の変化によって作り直した方がよい場合もあります。

今回ご紹介したように、事業内容が変わった、古い情報が増えた、営業担当者が使わなくなった、現在の会社の強みが表現されていない、WEBサイトとのイメージが合わないなどの変化が出てきたら、一度見直すタイミングです。

そして特に分かりやすいのが増刷のタイミングです。

何も考えず同じものをそのまま印刷するのではなく、「次に印刷する会社案内を、あと数年間このまま使ってよいだろうか？」と一度考えてみてください。

会社案内パンフレットは作って終わりではありません。

実際に営業や採用などで使用してみて、使いやすかった部分、伝わりにくかった部分、お客様から反応の良かった部分などを次回の制作へ反映することで、より自社に合ったパンフレットへと改善していくことができます。

株式会社リアクトでは、会社案内・パンフレット制作を専門に、企画・構成から原稿、デザイン、印刷まで対応しています。

「今の会社案内をそのまま増刷した方がいいのか」「一部だけ修正した方がいいのか」「この機会に全部作り直した方がいいのか」といった段階でも結構ですので、お気軽にご相談ください。

現在お使いのパンフレットを確認しながら、用途やご予算に合わせた方法をご提案いたします。
会社案内のリニューアルをご検討の際は、お気軽にお問い合わせ・お見積もりください。