会社案内パンフレットの活用方法と必要性

会社案内パンフレットというと、初対面のお客様へ渡す資料というイメージが強いかもしれません。もちろん営業先で使う場面は多いのですが、実際にはそれ以外にもいろいろな使い方があります。
せっかく予算を掛けて制作するのであれば、どこで、誰に、どのように使うのかまで考えておくと、掲載する内容も決めやすくなります。

新規のお客様や取引先との商談では、パンフレットがあることで説明がかなりしやすくなります。
初対面の相手に、自社の沿革、事業内容、強み、実績などをすべて口頭だけで説明しようとすると、どうしても話が長くなりますし、相手にとっても情報を整理しづらくなります。

例えば、実績を説明する時に数字や写真を見せたり、サービスの流れを図で説明したりすれば、口頭だけより理解してもらいやすくなります。
営業担当者にとっても、会社案内のページを見せながら話すことで説明の順番を組み立てやすくなりますね。

私たちが営業用の会社案内を制作する際にも、「実際の商談ではどんな話をしていますか？」と確認することがあります。
普段の営業トークと紙面の流れが合っていると、会社案内パンフレットは単なる配布物ではなく、営業そのものを支える補足の資料になります。

【関連記事】会社案内パンフレットで営業力を上げる方法

不特定多数の人が集まる展示会や各種イベントでは、短い時間の中で多くの方と話すことになります。
その場で詳しい事業やサービスの説明までできないことも多く、名刺交換だけで終わってしまうケースも少なくあります。

そうした場面で会社案内パンフレットを渡しておけば、会場を離れた後でも改めて自社のことを見てもらうことができます。
特に展示会では、来場者も多くの企業を回っているため、口頭で少し話しただけでは後から思い出してもらえないこともあります。

パンフレットが手元に残っていれば「この会社はこういう事業をしていたな」「このサービスは少し気になるな」と後から見返してもらえる可能性があります。
すぐに問い合わせにつながらなかったとしても、数週間後、数か月後に思い出してもらえることがありますので、営業の種まきという意味でも会社案内は役立ちます。

【関連記事】インパクトのある目立つ会社案内パンフレット

会社案内パンフレットは採用活動でももちろん使用します。
会社説明会や学校訪問、面接時などに求職者へ渡しておけば、会社の事業内容や考え方を持ち帰って確認してもらうことができます。

ただし、ここで気を付けたいのが、営業用の会社案内をそのまま採用用として使ってよいのかという点です。
営業先のお客様が知りたいのは「この会社に何を頼めるのか」「取引して大丈夫か」という情報ですが、求職者が知りたいのは仕事内容や社風、働く人、入社後の成長などです。

【関連記事】採用パンフレット制作の大事なポイント

会社案内パンフレットは、新規のお客様だけに使うものではありません。
すでに取引のあるお客様への再提案にも使うことができます。
長くお付き合いしているお客様でも、自社が行っているサービスをすべて知っているとは限りません。

実際、最初に依頼された仕事以外のサービスについては、意外と知られていないことがあります。
会社案内を改めてお渡しすることで「こんなこともやっていたのですね」と別の案件につながることもあります。

また、会社案内をリニューアルしたタイミングも、一つの連絡理由になります。
「会社案内を新しくしましたのでお送りします」とお伝えすれば、しばらく連絡を取っていなかったお客様へも比較的自然にコンタクトできます。休眠しているお客様との接点を作る掘り起こしのきっかけとして使う方法もあります。

特に新しいサービスや製品、最近の実績などを掲載しておけば、それを見たお客様から別のご相談をいただく可能性もありますね。

海外の取引先との商談や海外展示会へ出展する企業であれば、英語版や中国語版など、外国語に対応したパンフレットを用意しておくと便利です。
WEBサイトでも情報を伝えることはできますが、商談の場ですぐに手渡せる資料があると説明が進めやすくなります。

ただし、日本語版をそのまま翻訳すればよいとは限りません。海外向けの場合は、日本では当たり前の説明でも相手には伝わりにくいことがありますし、逆に国内向けでは詳しく説明していない情報が必要になる場合もあります。
使用する国やお相手を考えたうえで内容を調整すると、より使いやすいパンフレットになります。

会社案内は社外へ配る資料として作られることが多いのですが、社内でも使うことができます。
例えば新入社員に会社の歴史や事業内容を説明したり、複数の事業を持つ会社で他部署の仕事を知ってもらったりする場面です。

長く働いていると自社のことは知っているつもりになりますが、会社全体の事業や沿革、理念まで改めて整理して見る機会は意外と少ないものです。
社外向けに整理した会社案内を社内でも共有することで、「自分たちの会社は何をしているのか」を改めて確認するきっかけにもなります。

ここまでご紹介したように、会社案内パンフレットは営業、展示会、採用、既存のお客様へのご案内など、さまざまな場面で使うことができます。

一方で、最近はお客様とのお話の中でも、次のようなご質問をいただくことがあります。

• ホームページがあれば会社案内パンフレットは不要ではないのか
• 紙媒体のフォーマットなんて古いのではないか

確かに、会社の情報量という点だけを考えればWEBサイトの方が多く載せることができます。内容の更新もしやすく、検索から見つけてもらえるという大きな利点もあります。
それでも会社案内がなくならないのは、紙だからこそ使いやすい場面があるからだと思います。

初めて会う会社から名刺一枚だけを受け取る場合と、会社概要や事業内容、実績などが整理されたパンフレットも一緒に受け取る場合では、相手が得られる情報量はかなり違います。
もちろんパンフレットがあるだけで信用されるわけではありませんが、「どのような会社なのか」を確認できる材料にはなります。

特にBtoBの取引では、担当者だけでなく上司や別部署の方が後から資料を見ることもあります。その時に会社の基本情報が一冊にまとまっていると、社内共有もしやすくなります。

会社案内を制作する過程では、必然的に自社の情報を整理することになります。
何を中心事業として見せるのか、どの実績を載せるのか、自社の強みをどう説明するのか。普段は何となく説明している内容でも、紙面にするためには一度言葉にして整理しなければなりません。

その結果、読み手にとっても情報が分かりやすくなりますし、営業担当者ごとに説明内容がばらつくのを抑えることもできます。会社案内は、お客様に渡すための資料であると同時に、自社の情報を整理する機会にもなります。

会社案内パンフレットのデザインは、その会社の印象を作る要素の一つです。
例えば、堅実さを大切にする会社と、スピード感や新しさを打ち出したい会社では、同じ会社案内でも適したデザインは違います。

WEBサイトやロゴ、営業資料などと雰囲気を揃えておけば、どの媒体を見ても同じ会社らしさを感じてもらいやすくなります。逆にWEBサイトは新しくしたのに会社案内だけ何年も前のデザインのままだと、少しちぐはぐな印象になることがあります。

営業用の会社案内であれば、営業担当者が実際に使いやすいかどうかは非常に大切です。
事業内容や実績を説明する時に必要なページがすぐ開ける、図や写真を見せながら説明できる、商談後にそのまま置いて帰れる。こうした使い方ができれば、担当者の説明を補う資料として機能します。

また、商談に参加していなかった方へも後から回覧してもらうことができます。営業担当者がその場にいなくても、自社についてある程度説明してくれるのが会社案内の良いところです。

会社案内は、一度制作すればある程度長く使うことができます。
商品カタログのように頻繁に内容が変わるものでなければ、数年間使用している企業も珍しくありません。

ただし、長く使えるからといってそのまま放置してよいわけではありません。事業内容や所在地、従業員数、実績、写真などは少しずつ変わっていきます。増刷するタイミングなどで一度内容を見直し、必要な部分だけ修正していくと、会社案内をより長く有効に使うことができます。

初対面のお客様へ毎回ゼロから会社の説明をするのは、意外と時間がかかります。
会社案内に基本的な情報がまとまっていれば、「まずはこちらをご覧ください」と見せながら、必要な部分だけ詳しく説明することができます。

また、複数の営業担当者がいる会社では、全員が同じ会社案内を使うことで、最低限伝えるべき内容を揃えることもできます。説明の仕方はそれぞれでも、基本となる情報を共有できる点は営業現場でも使いやすいところです。

会社案内は作れば必ず役立つというものではありません。実際に使えるものにするためには、制作前にいくつか整理しておきたいことがあります。

• 目的を明確にする
  営業用、採用用、顧客フォロー用など、まず誰にどの場面で渡すのかを考えます。目的が決まると、載せる内容やページ構成も考えやすくなります。
• デザインと内容のバランス
  見た目の良さはもちろん大切ですが、会社案内は鑑賞するためのものではありません。
  写真を大きく見せるところ、文章でしっかり説明するところなど、内容に合わせてメリハリをつけた方が実際には読みやすくなります。
• 定期的な更新
  所在地やサービス内容、実績、社員写真などは時間とともに変わります。増刷する前などに一度中身を確認し、古い情報が残っていないか見直しておくことをおすすめします。
• ターゲットに合わせた内容
  自社が伝えたいことだけを並べるのではなく、受け取る相手が何を知りたいのかを考えます。
  営業先なら実績や強み、求職者なら仕事内容や職場の雰囲気など、相手によって必要な情報は変わります。

どれも当たり前に見える内容ですが、実際の制作ではこの部分が曖昧なまま進んでいることも少なくありません。
デザインを始める前にここを一度整理しておくと、途中で方向がぶれにくくなります。

会社案内パンフレットは、営業だけに使うものではありません。
展示会、採用、既存のお客様へのご案内、海外向け、社内共有など、作り方次第でいろいろな場面に活用できます。

ただし、すべての用途を一冊でまかなおうとすると、情報が多くなりすぎて誰に向けた会社案内なのか分からなくなることもあります。
まずは一番使うであろう場面を検討し、そのお相手に向けた必要な情報を中心に構成する。
そのう上で他の用途にも使えるように調整していく方が、実際には使いやすい会社案内パンフレットになると思います。

会社案内は、見た目を整える前に、まず使い方を考えることが大切です。
実際に配る場面を想像しながら内容を決めていけば、自社にとって本当に使える価値ある一冊に近づいていくはずです。