会社案内は社内で自作か制作会社へ依頼か？違いと判断基準を解説

会社案内を作るというと、最初に「デザイン」が思い浮かぶかもしれません。

もちろん見た目は大切ですが、実際に私たちが制作を始める時は、いきなりデザインソフトを開いてレイアウトするわけではありません。

誰に渡すのか、何を伝えるのか、何ページ必要なのか。まずはそこを整理してから紙面を作っていきます。

実際の制作では、大きく分けて次の3つの力が必要になります。

最初に必要なのが、会社の情報を整理することです。

会社概要、沿革、事業内容、代表挨拶、強み、実績など、掲載できそうな情報はたくさんあります。

ただ、それらを全部載せれば良い会社案内になるわけではありません。

例えば営業用であれば、お客様が最初に知りたいのは会社の沿革よりも「何をしてくれる会社なのか」「どんな強みがあるのか」かもしれません。

採用用であれば、事業内容だけでなく、働く人や仕事内容、職場の雰囲気を見せた方が伝わりやすくなります。

こうした優先順位を決め、必要な情報を必要な順番で見せていくことが、会社案内の構成を考える作業です。

次に必要なのが、整理した内容を実際の紙面へ落とし込む技術です。

文字の大きさ、行間、余白、写真の配置、色使いなどは、一つひとつを見ると小さなことですが、積み重なると読みやすさに大きな差が出ます。

写真の解像度が足りなかったり、印刷すると文字が小さ過ぎたり、画面上ではきれいだった色が印刷すると大きく変わったりすることもあります。

こうした部分は一度作れば分かるというより、何度も制作と印刷を繰り返す中で蓄積されていく経験の部分が大きいと思います。

そして、私たちが会社案内制作で特に重要だと思っているのが第三者の視点です。

自社のことは、自社の人が一番詳しく知っています。

ところが詳しく知っているからこそ、「これは当然分かるだろう」と説明を省いてしまったり、反対に専門的な情報をたくさん入れ過ぎたりすることがあります。

制作のヒアリングでも、お客様から何気なく聞いたお話が、実は会社の大きな強みだったということは珍しくありません。

「それは他社でも普通ですよ」とお客様はおっしゃるのですが、詳しく聞くと実は十分差別化できる内容だったりします。

外部へ依頼するメリットの一つは、こうした自社では当たり前になっている情報を、読み手側の視点から整理できることだと思います。

例えば会社案内パンフレットの制作では、単にデザインを作るだけではなく、お客様へのヒアリング、原稿整理、ページ構成、修正対応、印刷の手配までさまざまな判断が必要になります。

• この文章量なら4ページでは収まりにくい
• この写真は印刷すると解像度が足りない
• 営業用なら、この情報をもっと前に持ってきた方がよい

こうした判断は数々のパンフレットの制作を手掛け、経験する中で身に付いていく部分です。

自社で制作する場合でも、社内にデザインや広報の経験がある方がいれば、十分良いものを作れる可能性があります。

逆に、初めて会社案内パンフレットを担当する方が通常業務の合間に一から作るのであれば、まず構成を考え、競合を調べ、デザインを試し、印刷方法まで調べることになります。

制作会社との一番の違いは「プロだから必ずセンスが良い」ということではなく、これまでの経験から判断に掛かる時間を短縮できることにもあるかと思います。

会社案内パンフレットを自社で作ること自体に問題があるわけではありません。

ただ、自社制作を選ぶのであれば、次の3点は事前に考えておくとよいと思います。

自作する時にありがちなのが、最初にテンプレートを選び、そこへ文章や写真を当てはめていく方法です。

これでも資料は作れますが、本来は逆の方が自然です。

まず「誰へ何を伝える資料なのか」を決め、そのために必要な情報を整理し、その後にデザインを考える。

テンプレートに内容を合わせるのではなく、伝える内容に合わせてレイアウトを決めた方が、会社案内としては使いやすくなります。

自社制作でもう一つ注意したいのが、会社側の視点に偏りやすいことです。

例えば企業理念や沿革について2ページ使って詳しく説明している一方で、お客様が最も知りたいサービス内容が半ページしかない、といったことがあります。

どちらが正しいという話ではありませんが、営業目的で作るのであれば「読み手が何を知りたいか」という視点は欠かせません。

自社で作る場合でも、営業担当者や新入社員など、制作に関わっていない人へ一度見てもらうだけでかなり違います。

「これを初見で見る人でも会社のことが分かるか」という視点で確認することをおすすめします。

自社制作を選ぶ一番大きな理由は、やはり費用だと思います。

制作会社へ支払う費用が不要になるのは明確なメリットです。

ただし、社内で作る場合にも担当者の作業時間は発生します。

原稿作成、写真集め、レイアウト、社内確認、修正、印刷準備まで含めて20時間掛かったとすれば、その20時間は本来別の仕事をしていた時間でもあります。

ですから、自社制作と外注を比べる場合には「外注費が掛かるかどうか」だけではなく、社内でどのくらいの工数が発生するかまで含めて考えると判断しやすくなります。

少部数で簡単な資料程度なら自社制作の方が効率的。
一方、何年も使用する正式な会社案内パンフレットを一から作るのであれば、制作会社へ任せた方が結果的に社内負担を抑えられることもあります。

制作会社へ依頼した場合の料金を確認する

「制作会社へ頼んだ方がよいのは分かるけれど、そこまで予算を掛けられない」という場合もあると思います。

特に創業間もない会社や小規模な企業では、会社案内以外にもWEBサイトや名刺、営業活動など、さまざまなところに費用が掛かります。

そういった場合には、企画から原稿作成まで全部を制作会社へ任せる方法だけではなく、社内でできる部分とプロへ依頼する部分を分ける方法もあります。

株式会社リアクトでは、その一つとして会社案内パンフレットのセミオーダープランをご用意しています。

お客様に紙面へ掲載する原稿や写真をご準備いただき、弊社が構成の確認やデザイン、印刷までを担当することで、制作工程を抑えています。

4ページ100部の場合は85,800円（税込）から制作可能です。

会社案内パンフレットが手軽に作れるセミオーダープランの詳細

「原稿を用意すると言われても、何を書けばよいのか分からない」というご相談も当然あります。

そこで弊社では、専属ディレクターが制作の窓口となり、掲載内容についてもご相談いただけるようにしています。

例えば、会社概要しか原稿がない場合には「営業先へ伝えたい強みはありますか？」と確認したり、文章量が多過ぎる場合には「ここは少し整理した方が読みやすいです」といったご提案をします。

お客様側ですべて完成した原稿を作ってからご依頼いただく必要はありません。

ご準備いただいた内容をもとに、会社案内としてどう見せると分かりやすいかを一緒に整理していきます。

また、原稿のご準備自体が難しい場合には、ヒアリングシートをもとに弊社側で文章を作成するオプションもありますのでご安心ください。

会社案内パンフレットは、自社で作ることもできますし、制作会社へ依頼することもできます。

どちらが正しいというものではありません。

例えば創業直後で掲載内容がまだ頻繁に変わるのであれば、まず社内で簡単な資料を作り、事業が固まってから正式な会社案内を制作する方法もあります。

既存のお客様だけに渡す簡単な説明資料なら、自社制作で十分な場合もあります。

反対に、新規営業で何年も使う会社案内や、高額な商品・サービスを扱う企業、採用活動でも使用するパンフレットなどは、構成やデザインまでしっかり作り込む意味が大きくなります。

判断する際には、単純に「自作なら0円」「外注すると高い」と考えるのではなく、

• 誰に渡すのか
• 何年間使用するのか
• どのくらいの部数を使うのか
• 社内制作にどのくらい時間が掛かるのか
• 会社案内からどのような成果を期待するのか

といった点を一度整理してみるとよいと思います。

会社案内は「とにかく安く作るもの」でも、「必ず高い費用を掛けるもの」でもありません。

使う目的に対して、必要な品質と制作方法を選ぶことが一番大切です。

私たち制作会社の立場から見ても、社内で十分作れるものまで無理に外注する必要はないと思っています。

一方で、営業や採用で長く使う大切な会社案内であれば、構成や文章、デザインについて第三者のプロを入れることで、自社だけでは気付かなかった見せ方が見つかることもあります。

自社で作るか制作会社へ依頼するか迷った時は、まず「この会社案内を何のために作るのか」から考えてみてください。
そこが決まれば、どこまで社内で行い、どこからプロへ任せるべきかも自然と見えてくると思います。